Home Support E-mailnieuwsbrief versturen

E-mailnieuwsbrief versturen

U wilt graag eenvoudig en snel uw eerste e-mailnieuwsbrief versturen. Dit is mogelijk! Met behulp van deze handleiding geven wij u extra tips die ervoor zorgen dat het versturen nog eenvoudiger en sneller gaat. Mocht u ondanks deze handleiding toch nog vragen hebben dan kunt u mailen naar support@pronamic.nl. Wij beantwoorden u vraag dan zo spoedig mogelijk.

Wat heeft u nodig om te starten?

Wanneer u een nieuwsbrief wilt versturen heeft u 2 zaken nodig: een lijst met e-mailadressen en de eigenlijke inhoud voor uw e-mailbericht.

Een lijst van e-mail adressen

U kunt uw lijst importeren als een .csv (comma separated values) bestand of een door tabs gescheiden bestand .txt. U kunt een excelbestand opslaan als een .csv bestand.

Het bestand dat u importeert moet per rij één e-mailadres bevatten, elk e-mailadres kan een eigen naam hebben en 10 andere velden bevatten. De meeste adresboeken kunnen gemakkelijk geëxporteerd worden naar csv-formaat of een door tabs gescheiden bestand.

Let-op: Wanneer u een e-mail verstuurd naar een ontvanger dan moet u toestemming hebben van deze ontvanger. Heeft u geen toestemming of geen aantoonbare relatie met de ontvanger dan verstuurt u spam. Dat is strafbaar en kan een hoge boete ten gevolge hebben waar u zelf verantwoordelijk voor bent.

De eigenlijke inhoud die u wilt verzenden

Naast een lijst van e-mailadressen heeft u ook inhoud voor uw e-mailbericht nodig. De opmaak van de nieuwsbrief wordt automatisch bepaald. Wat u nodig heeft u dus een gewoon tekstbestand inclusief de gewenste afbeeldingen.

Tip: Wilt u weten hoe u een goede inhoud voor uw e-mailbericht schrijft? Lees dan het artikel op onze weblog: Hoe maak ik een e-mail nieuwsbrief?

Het opstellen van een nieuwe campagne

Het versturen van een e-mailbericht aan een grote groep ontvangers wordt een campagne genoemd. Om een e-mailbericht te kunnen versturen moet je dus een campagne starten.

Stap 1 – Campagne details

Login met de gegevens die u van ons heeft ontvangen. Ga vervolgens naar het ‘Create/Send’ tabblad. U kunt een nieuwe campagne opstellen door rechts te klikken op ‘Create a new campaign’. Het proces daarna is eenvoudig, u vult namelijk de volgende details in.

  1. Campagne naam, een unieke naam waaraan u uw mailing gemakkelijk kunt herkennen
  2. Het onderwerp van uw mailing, deze wordt later het onderwerp van uw mailing
  3. Naam van de afzender
  4. E-mailadres van de afzender
  5. Als laatste een e-mailadres waar de klant op kan reageren naar aanleiding van de mailing.

Druk op ‘Next’ om naar de volgende stap te gaan.

Stap 2.1 – Campagne format

Hier kunt u het format aangeven van de campagne. In uw geval is dit een door Pronamic voor gedefiniëerde template geheel in uw eigen huisstijl. Selecteer daarom de laatste optie en druk op ‘Next’.

Stap 2.2 – Campagne content definiëren

Voor u verschijnt het door Pronamic opgestelde template, met daarin enkele concept teksten. U ziet hier verschillende iconen die elk een verschillende functie heeft.

Element/tekst wijzigen
Element verwijderen
Nieuw element toevoegen

Bij het wijzigen van de tekst (door te klikken op het wijzigen-icoon) krijgt u als eerst de mogelijkheid om een titel in te voeren. Achter dit veld heeft u tevens de mogelijkheid om van de titel een link te maken naar een gewenste pagina op het web.

Onder het titelveld staat het veld om de algemene content/tekst in te voeren. Hier kunt u uw tekst in zetten en daarbij krijgt u nog de mogelijkheid om hier specifieke onderdelen extra opmaak te geven. U kunt bijvoorbeeld woorden vetgedrukt en cursief maken, een geordende of genummerde lijst invoegen of een link geven aan een bepaalde zin of woordencombinatie.

Tip: Door middel van een ‘Enter’ voegt u extra alinea’s binnen de tekst toe. Dit zorgt ervoor dat de tekst overzichtelijker en beter leesbaar wordt. Voeg dus geen lange teksten in zonder enige onderbreking, klanten willen korte teksten die ze snel kunnen scannen op relevantie.

Als de tekst naar wens is kunt u nog een afbeelding aan het item toevoegen. Na het toevoegen van een afbeelding krijgt u nog de optie om van de afbeelding een link te maken. Let wel op dat deze afbeelding niet te groot is in verhouding met de tekst. Een te grote afbeelding haalt de aandacht weg bij uw tekst en boodschap.

Tot slot, sla uw wijzigingen op door op ‘Save’ te klikken.

Uw tekst en eventuele afbeelding verschijnt hierna in de nieuwsbrief. Door bovenstaande handelingen te doorlopen bent u in staat om al de wijzigbare items binnen de nieuwsbrief, aangegeven met de eerder genoemde iconen, naar wens in te vullen.

Als u al uw items naar wens heeft ingevuld gaan we door naar de volgende stap. Druk rechtsbovenin op de knop ‘Preview e-mail’.

Stap 2.3 – Campagne voorbeeld

U ziet in deze stap de volledige nieuwsbrief in zijn geheel zonder iconen. Deze versie zal uiteindelijk ook zo in de mailbox van uw ontvanger verschijnen. Controleer daarom alles nog een tweede keer om zo fouten te voorkomen.

Alles naar wens? We gaan verder door op ‘Define recipients’ te klikken.

Stap 3.1 – Selecteer de ontvangers van de mailing

U heeft hier 2 mogelijkheden:

  • Verstuur de door u opgestelde nieuwsbrief naar een bestaande lijst met onvangers.Hier heeft u de mogelijkheid om uw nieuwsbrief naar één of meerdere verschillende doelgroepen te sturen (deze doelgroepen moeten eerst wel door u aangemaakt zijn).
  • Kopieer en plak of voer uw ontvangers handmatig in.

Optie 1 zal in vele gevallen de meest voorkomende optie zijn.

Heeft u uw gewenste methode geselecteerd dan drukt u op ‘Next’ om naar de volgende stap te gaan.

Stap 4 – Overzicht van de mailing

U krijgt een overzicht van al de door u ingevulde gegevens. Hier bent u nog in staat om de
laatste wijzigingen door te voeren. Als alles akkoord is drukt u op ‘Test and define delivery’.

Stap 4.1 Test uw mailing

U kunt uw mailing testen door een aantal testontvangers aan te geven, deze te selecteren en hierna te klikken op ‘Send the test e-mail’. Deze ontvangers ontvangen dan een testnieuwsbrief. De opgestelde nieuwsbrief wordt hierna opgeslagen binnen het systeem om later weer te kunnen gebruiken.

Stap 4.2 – Tijdstip van verzending

De laatste stap is het bepalen wanneer de mailing verstuurd moet worden. Dit kan meteen maar ook op een later tijdstip. Wanneer de campagne is verzonden ontvangt u een e-mail met daarin een bevestiging. Hierna kunt u de resultaten van de mailing bekijken onder het tabblad ‘Reports’.

Ontvangers beheren

Binnen het tabblad ‘Manage subscribers’ kunt u uw ontvangers beheren en organiseren.

Verschillende doelgroepen aanmaken

Wilt u een unieke nieuwsbrief versturen naar een specifieke doelgroep dan kan dit. Door binnen het tabblad ‘Manage subscribers’ rechts op de pagina te klikken op ‘Create a new list’ maakt u een nieuwe lijst van ontvangers aan. Binnen deze lijst kunt u de unieke ontvangers aangeven voor de betreffende doelgroep.

Hoe importeert u een lijst met onvangers?

Klik op een doelgroep binnen het tabblad ‘Manage subscribers’. Binnen deze doelgroep klikt u rechts op de pagina op de knop ‘Add new subscribers’. U krijgt 2 opties in de vorm van tabbladen namelijk ‘Manually add’ en ‘Import form a file’.

‘Manually add’ = Handmatig toevoegen

Binnen het invoerveld kunt u zelf handmatig ontvangers toevoegen. U kunt ze zelf intypen of kopieeren en plakken vanuit een ander bestand. Let wel op dat u de gegevens op de volgende manier structureert.

  • Joost van der Velde, j.vdvelde@domein.nl
  • j.vdvelde@domein.nl
  • j.vdvelde@domein.nl, Joost van der Velde

Zorg er voor dat elk afzonderlijk element gescheiden wordt door een komma of een tab. Elke afzonderlijke regel staat voor een unieke ontvanger. De gegevens van een ontvanger moeten dus op één regel blijven.

‘Import form a file’ = importeer ontvangers vanuit een bestand

Wanneer u deze optie selecteert wordt u eerst gevraagd of de ontvangers die u gaat toevoegen toestemming hebben gegeven om een mailing van u te ontvangen. Dit om rekening te houden met de nieuwe telecommunicatiewet die ingegaan is op 1 oktober 2009. Wanneer uw ontvangers hier aan voldoen kunt u het vakje ‘All of these new subscribers fall into the “OK to use” category’ aanvinken en op ‘Proceed with the import’ drukken.

Op de volgende pagina kunt u een bestand selecteren en invoegen. Zorg ervoor dat het bestand met daarin uw ontvangers geëxporteerd is als een .txt bestand of een .csv bestand.

  • Eigenschappen van een .csv bestand
  • Eigenschappen van het .txt bestand

Alleen deze twee bestanden zijn binnen het systeem te importeren. Bijna alle programma’s geven de mogelijkheid om de gegevens te exporteren naar één van deze twee bestanden.

Wanneer het bestand is geëxporteerd kunt u het selecteren en hierna drukken op ‘Import these subscribers’.

Het systeem leest de gegevens vanuit het bestand en geeft u een overzicht van de herkende elementen binnen het document. Dit kan bijvoorbeeld naam, adres, telefoonnummer en plaats zijn. U kan achter deze gegevens aangeven of u deze gegevens wilt gaan gebruiken. Ik zou u willen adviseren om alleen bruikbare gegevens te
importeren. De gegevens die u nodig heeft zijn:

  • E-mailadres
  • Aanhef
    • Dhr.
    • Mevr.
  • Naam
    Deze kan bestaan uit de volgende sub-elementen:

    • Voornaam
    • Achternaam
    • Tussenvoegsel
    • Initialen

Het aanhef en naam attribuut zijn handig om in de toekomst uw mailing te kunnen personaliseren. Bijvoorbeeld: Geachte heer J. van der Velde hierbij ontvangt u de maandelijkse nieuwsbrief van… Dit geeft de klant een uniek en persoonlijk
gevoel.

Overige opties zijn binnen dit systeem niet van toepassing en kunt u uitsluiten door het achter het item aan te geven met ‘Skip this column’.

Als laatste kan het zijn dat er bepaalde regels niet goed geïndexeerd zijn, hier krijgt u dan een melding van.
U kunt deze regels dan nog handmatig verbeteren en wijzigen.

Als het goed is zijn al uw ontvangers nu toegevoegd aan de door u geselecteerde doelgroep, en bent u nu in staat om een nieuwsbrief naar deze nieuwe doelgroep te sturen.

Laatste wijziging: 22 december 2017.