Het structureren van je e-mails

Fokje 26 februari 2009

Iedere dag je e-mail beantwoorden? Bestaat dat nog?

“O sorry, dan heb ik zeker je e-mail gemist.”
“Dat is een lastig onderwerp, daar heb ik nu even geen tijd voor “en je zet ‘m terug op ‘ongelezen’ bij al die andere ‘ongelezen mailtjes”
“waar heb ik dat mailtje gelaten..?”
“o jee, dat mailtje heb ik ook nog niet beantwoord..”

Dit kun je je als ondernemer niet veroorloven! Als ondernemer ben je immers betrouwbaar! Je bent een autoriteit op je vakgebied en mensen kunnen op je rekenen. Daar hoort ook bij dat je iedere (werk)dag je mail beantwoordt. Je zult effectief het contact met je klanten onderhouden en je zult meer opdrachten binnen halen.

De oplossing:

Spreek met jezelf af dat je iedere (werk) dag je mail beantwoordt, zeker als je ondernemer bent. Hoe doe je dat?

  • Neem iedere werkdag de tijd voor je e-mail en open je mailbox.
  • Maak in de persoonlijke e-mail mappen een mapje “archief” aan.
  • Je neemt bij ieder mailtje een besluit wat je ermee gaat doen.
  • Kun je het binnen 2 minuten afhandelen? Doe dat dan.
  • Is het alleen informatief bedoelt? Zoals een nieuwsbrief? Lees de nieuwsbrief dan meteen door. Je kunt aan de titels snel genoeg zien of het interessant voor je is. Daarna sleep je naar “archief”
  • Alle andere mailtjes die informatief bedoeld zijn, beantwoord je kort met “Dank je, (of iets dergelijks) groet… en je digitale handtekening” En je sleept ze naar “archief”.
  • Staan er zaken in voor je agenda? Neem de gegevens dan meteen over in je (digitale) agenda en sleep het mailtje naar de map “archief”.
  • Krijg je een uitnodiging voor een bijeenkomst en kun je meteen besluiten om te gaan? Meldt je dan meteen aan. Zet de gegevens in je agenda en sleep de mail naar “archief”.
  • Kun je nog niet besluiten of je de uitnodiging aan neemt? Zet dan een herinnering in je agenda, op de laatste dag dat je je aan kunt melden. En sleep het mailtje naar “archief’ .
  • Neemt de afhandeling van de mail wat meer tijd en lukt dat nu niet? Beslis dan wanneer je wel tijd kunt maken en antwoord de mail nu kort: “Hartelijk dank voor uw mail (of vraag, of aanvraag) Ik kom hier donderdag 12 maart op terug. Hartelijke groet… enz.” Zet in je agenda op 12 maart dat je de mail beantwoord (met de geschatte tijd die het kost) en sleep het mailtje naar het vakje ‘archief”.

Uiteraard kom je in je agenda tegen, welke e-mails je nog uitgebreid moet beantwoorden en dan doe dat dan ook.

Leer je zelf deze gewoonte aan en je zult aan het einde van iedere (werk)dag je e-mail box leeg hebben.

1 reactie

  1. Ik ben het met je eens, het is belangrijk om je e-mail snel en adequaat af te handelen. Handige tips.

    Ik pas zelf de richtlijnen van Getting Things Done van David Allen toe en ik moet zeggen, dat werkt goed.

Altijd op de hoogte blijven?