Hoe maak ik een e-mail nieuwsbrief?

Jan Lammert 8 februari 2008

Het versturen van een e-mail nieuwsbrief kan een zeer geslaagd onderdeel vormen van de gehele communicatie met (potentiële) klanten. Pronamic heeft samen met haar klanten diverse goede resultaten behaalt op dit vlak. Tijd voor ons, en op verzoek van onze klanten, om onze tips en aanbevelingen op een rijtje te zetten. Mocht u na het lezen van dit artikel vragen hebben, aarzel niet maar neem contact met ons op.

Voordelen verzenden nieuwsbrief via e-mail

Het versturen van een e-mailnieuwsbrief heeft een aantal voordelen. Hierbij de voordelen op een rijtje:

  • Personalisatie en segmentatie. Nieuwsbrieven kun je persoonlijk versturen en segmenteren naar doelgroep. Dit heeft als voordeel dat de klant informatie krijgt die hij echt interessant vindt.
  • Meetbaar. Een goede nieuwsbriefmodule bevat een uitgebreid statistiekenprogramma. Naast het voordeel dat u nu weet of uw nieuwsbrief succesvol is, kunt u er ook eenvoudig achter komen waar de klant geïnteresseerd in is.
  • Kosten. Op lange termijn kunt u een flink bedrag investeren op portokosten. Gebruik dit argument niet als hoofdreden wanneer u kiest voor een e-mailnieuwsbrief. Wilt u het versturen van een nieuwsbrief goed doen dan zijn er diverse kosten waar u rekening mee dient te houden. Op lange termijn zult u echter merken dat niet alleen de kosten lager zijn maar dat voornamelijk de opbrengsten hoger worden.
  • Omzet verhogend. De statistieken wijzen uit dat het regelmatig versturen van een nieuwsbrief leidt tot een hogere omzet. Niet alleen omdat de band met u klant beter wordt maar ook omdat u klant vaker wordt geattendeerd op nieuwe producten of diensten.
  • Tevreden klanten. Een klant wil graag goed geïnformeerd worden. Het doorgeven van de laatste ontwikkelen is hier een geschikt medium voor.
  • Beter product of dienst. Een nieuwsbrief is uitermate geschikt om de dialoog met uw klant open te houden. Door regelmatig te communiceren is het voor u klant een stuk eenvoudiger om u handige verbetersuggestie te geven voor het optimaliseren van uw product of dienst.

Wat bedraagt de investering?

De algemene gedachte is dat het versturen van een e-mail goedkoper is dan het versturen van een brief per post. Deze gedachte is juist. Het ontwikkelen van een goede nieuwsbriefmodule brengt echter wel een investering met zich mee. Voor u de (bruto) investeringen op een rijtje:

  • Mailserver. De nieuwsbrief wordt verstuurd via een aparte mailserver. Voor het huren van deze server betaalt u een jaarlijks bedrag.
  • Implementatie adressen. U beschikt al over een groot aantal adressen? Voor het importeren van deze adressen wordt vaak een eenmalig bedrag gevraagd.
  • Ontwikkelen sjabloon. De tekst en de afbeeldingen van de nieuwsbrief kunt u zelf toevoegen en wijzigen. Daarnaast bestaat een nieuwsbrief uit een sjabloon. Dit sjabloon wordt van te voren ontwerpen volgens uw huisstijl. Voor het ontwerpen en ontwikkelen van een sjabloon betaalt u eenmalig een bedrag.
  • Setupkosten. De e-mailnieuwsbrief wordt verzonden vanaf een server. Hier moet een account voor worden aangemaakt. U betaalt bij de meeste aanbieder setupkosten. Dat is dus een bedrag voor het inrichten van dat account.

Wat is mogelijk met een goede nieuwsbriefmodule?

Nieuwsbriefmodules zijn er in alle soorten en maten. Wanneer u een adressenlijst heeft van meer dan 150 adressen en u vaker dan 1x per twee maanden een nieuwsbrief wilt versturen dan is het handig dat u beschikt over een volledig en goed e-mail verzendsysteem. Een dergelijk systeem zou over de volgende functionaliteiten moeten beschikken:

  • Statistiekenprogramma. Meten is weten, zonder een statistiekenprogramma heeft het geen zin om een nieuwsbrief te versturen. Zaken die met een goed programma zijn te meten zijn: aantal verzonden nieuwsbrieven, aantal geopende nieuwsbrieven en de links waar men op heeft geklikt.
  • Segmentatie. Het interessante van een nieuwsbrief is dat je heel gericht informatie kan verzenden. Met een goede module moet het mogelijk zijn om je ontvangers te segmenteren op doelgroep.
  • Automatisch aan- en afmeldfunctie. Met name als uw bestand uit een paar duizend adressen bestaat is het erg makkelijk als het aan- en afmelden van uw ontvangers automatisch gebeurd.
  • Personalisatie. Personalisatie van uw nieuwsbrief is een must. Uit diverse onderzoeken komt naar voren dat ontvangers uw nieuwsbrief een stuk meer gaan waarderen als deze gepersonaliseerd is.
  • Automatische verzending. Het is belangrijk dat een nieuwsbrief ’s ochtends vroeg wordt verzonden en dat het ongeveer op een vast tijdstip in de maand gebeurd. U hebt echter niet altijd op dat moment tijd. Met automatische verzending kunt u al van te voren de nieuwsbrief klaarmaken en deze wordt dan automatisch op het door u gekozen tijdstip verstuurd.
  • Nieuwsbrief moet te lezen zijn in een extern venster. Er zijn veel verschillende e-mailprogramma’s en browser. Het is bijna onmogelijk dat een nieuwsbrief perfect werkt in alle browsers en programma’s. Wat wel mogelijk is, is om een link bovenaan de nieuwsbrief te plaatsen. Klikt men op deze link dan wordt men doorverwezen naar een webpagina waar de nieuwsbrief wel goed te lezen is.

Tips voor het versturen van een nieuwsbrief.

U hebt een goede verzendsysteem en u wilt daadwerkelijk de e-mails gaan verzenden? Maak gebruik van de volgende tips:

  • Verstuur de e-mailnieuwsbrief op een vast tijdstip. Wanneer u de nieuwsbrief op een vast tijdstip verstuurt komt dit de betrouwbaarheid van uw nieuwsbrief ten goede. Kies daarom ook voor de ontvanger een eenvoudig herkenbaar moment. Te denken valt aan de eerste woensdag van de maand.
  • Zorg dat u altijd al een aantal artikelen klaar hebt liggen. Te denken valt dan al een gerealiseerd project of een gedeelte uit uw FAQ (meest gestelde vragen). Deze artikelen zijn handig te gebruiken als u een keer geen inspiratie hebt.
  • Verstuur de e-mails op een dinsdag of woensdagochtend. Deze dagen zijn het meest geschikt voor het versturen van een nieuwsbrief. Op andere dagen is het risico groter dat de gebruiker het druk heeft en dat de e-mail ongeopend blijft.
  • Maak gebruik van een korte onderwerptitel. De onderwerptitel moet kort en krachtig zijn. De lezer moet in één oogopslag begrijpen waar de nieuwsbrief overgaat.
  • Zet minimaal één activerend artikel in de nieuwsbrief. Een nieuwsbrief heeft verschillende functies: informeren, interesseren en activeren. Vermeld minimaal één activerend artikel in de nieuwsbrief. Dit artikel zal ook het meest tot een direct resultaat leiden. Een goed voorbeeld waar een activerend artikel over kan gaan is een tijdelijke maand- of beursaanbieding, klanten uitnodigen voor een lezing of het aanvragen van een (gratis) demonstratie.
  • Houd de nieuwsbrief kort. Het overgrote deel van de computergebruikers lezen niet graag veel tekst via een scherm. Houdt daarom de teksten kort. Maak gebruik van voldoende subkopjes en opsommingen. Een nieuwsbrief met 3-6 artikelen is groot genoeg.
  • Verleen ook informatie over het bedrijf zelf. Klanten zijn vaak erg geïnteresseerd in het bedrijf waarmee ze zaken doen. Een artikel in de nieuwsbrief over bijvoorbeeld personeelswisselingen worden vaak het best gelezen. Profiteer hiervan.
  • Zorg dat de website klaar is voor een nieuwsbrief. In het begin van het artikel vermeldde ik al dat de website een integraal onderdeel moet vormen van de mediacampagne. De website moet dus goed aansluiten bij de nieuwsbrief en de nieuwsbrief moet goed aansluiten bij de website. De aanbieding in de nieuwsbrief moet dus ook te lezen zijn op de website. Verder is het handig om in de nieuwsbrief af en toe een ‘lees verder>>’ link te plaatsen. Op de doorverwijspagina is dan meer informatie te vinden over het betreffende onderwerp. Een ander voordeel van een ‘lees verder>>’ link is dat je door middel van de statistieken er eenvoudig kunt achter komen hoe interessant men een onderwerp vindt.

Met behulp van deze tips bent u in staat om een redelijk tot goede nieuwsbrief te ontwikkelen. Er zijn echter altijd zaken die verschillen per sector en per doelgroep. Mocht u daarom ergens over twijfelen dan kunt u contact opnemen met Pronamic. Wij geven u graag advies. Daarnaast heeft Pronamic ook een eigen nieuwsbriefmodule ter beschikking. Informeer naar de mogelijkheden. Graag tot ziens!

0 reacties

Altijd op de hoogte blijven?